簿記の話：やってはいけないこと

筆者がオンラインB2Bビジネスを始めた当初、「帳簿管理」は、請求書を全部クッキー缶にぶっ込み、毎年会計士に謝罪することでした。

これは確定申告時にストレスが溜まるだけでなく、有効な経費を見逃し、日々どれだけのお金を使っているのかわからず、戦略立案に使える会社のデータもないということでした。もちろん、これはお勧めしません。たとえ食べた後に使う缶のクッキーが素晴らしいおやつであったとしても、です。

筆者は、銀行員に（無理やり）助けられましたが、彼らはこの「システム」による帳簿管理は、短期的には銀行融資の拒否、長期的には税務上のトラブルの可能性があると、ハッキリ言ってきたのです。

結局のところ、よく整備された帳簿は税務調査に対する唯一の解毒剤なのです。

筆者が一番気に入ったのは、毎週クッキー缶からレシートを取り出し、すべての情報をスプレッドシートに記録し、レシートの上に番号を書いて簡単に相互参照できるようにし、バックアップとしてフォトアルバムにレシートを貼り付けるというものでした。

(ヒント: 費用の種類を示す文字、日付、年内に注文する場合は0001から始まる数字を含むコードを使用しましょう。).

もちろん、レシートの画像をアップロードしてすべてのファイルをデジタル化するアプリもありますが、オリジナルのレシートを廃棄する前に会計士に相談することをお勧めします。

BaremetricsによるSaaSメトリクス

でも、領収書や請求書が多すぎて、それができない場合はどうしたらいいのでしょうか？

そこで、Baremetrics の出番です。もしあなたがサブスクリプション収入で小規模ビジネスを運営しているなら、Baremetrics を使って財務をすべてモニタリングできます。

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なぜ簿記が必要なのかをお話する前に、簿記で使われる基本的な用語をいくつか見てみましょう。簿記コースを受講しようと考えている人、簿記の仕事を追求している人、あるいは単にビジネスを整理したいと思っている人にかかわらず、以下は定期的に遭遇する用語であり、理解しておいて損はないです。

主な簿記用語

買掛金：買掛金は、売り手に支払うべき金銭をすべて追跡するのに使われる勘定科目です。これは通常、非常に短期的な債務であり、契約によっては、長期債務（クレジットライン）または資産（現金）によって90日以内に返済されることが一般的です。個人的な例としては、クレジットカードがあります。今日、新しい机の代金をクレジットカードで支払い、来月、当座預金口座から返済するといった具合です。
売掛金：売掛金とは、逆に言えば、顧客があなたに支払うべきすべてのお金の勘定科目です。請求サイクルや、サードパーティーのアプリを使って支払いを処理しているかどうかなどにもよりますが、通常、1～2ヶ月以内にあなたの当座預金口座に振り込まれると予想されるお金です。ある会社の売掛金は、別の会社の買掛金です。つまり、あなたがその机の費用を買掛金に計上する一方で、銀行はあなたの信用負債を売掛金に計上しているのです。
資産：資産とは、あなたの会社が所有するすべてのものを指します。これは、商業ビルから紙クリップまで、上記の売掛金からあなたが作成した知的財産まで、何でもありです。資産は、投資や利益（資本）または借入金（負債）で購入することができるため、資産＝負債＋資本となります。
貸借対照表：貸借対照表は、損益計算書、キャッシュフロー計算書、株主資本等変動計算書と並ぶ4つの主要な会計帳票の一つで、ある時点におけるビジネスの財務状況を詳細に示します。貸借対照表には、左側が資産、右側が負債と資本で、自身のビジネスの所有と負債が表示されます。
資本金：資本金とは、投資や支出などに現在利用可能な、会社のすべての資産のことです。資本金が多いほど、新しい市場環境に直面したときに企業が機敏に対応できるようになるため、企業の財務的健全性を把握するのに使用できます。
売上原価：売上原価は、製品が直接いくらで売れたかを示すものです。これには、各製品に投入した人件費や材料費が含まれますが、流通や販売にかかる間接的なコストは含まれません。
流動資産：流動資産とは、現金と、すぐに現金化できるものすべてを指し、現金、投資、在庫、売掛金などが含まれます。
流動負債：流動負債は、近い将来に支払いが必要なすべての債務を指し、銀行からの短期借入金や買掛金がこれにあたります。
減価償却：減価償却とは、時間の経過とともに、摩耗や損傷、あるいは経年変化により、資産の価値が減少することです。
複式簿記会計：複式簿記会計とは、資産、負債、資本のすべてを把握することができるシステムです。簿記係は、すべての取引を、左側（「借方」）と右側（「貸方」）の2種類のジャーナルに2回記録します。各取引を2回書く理由は、間違いを防ぐだけでなく、会社についてより実直な見方をするためです。例えば、オンラインショップ用の新しい照明器具代3万円をクレジットカードで払ったとしても、あなたの会社の価値が魔法のように3万円高くなったわけではありません。3万円の新たな資産として、ある口座の借方に計上されますが、それと同時に、別の口座の貸方に計上される3万円の負債も一致するのです。
持分：持分とは、会社に投資したお金と、蓄積された利益（つまり、自分が生活するために支払っていない利益）のすべてであり、負債と並んで企業活動の資金調達の中心的な手段です。総持分は、在庫の流動化、全資産の売却、及び全負債の清算をした場合に得られる金額の目安になります。
経費：経費とは、ビジネス運営のために使われるすべてのお金であり、家賃、光熱費、給料、そして借金の利子も含まれます。
損益計算書：損益計算書は、上記の貸借対照表と並ぶ4つの主要な会計帳票の一つです。貸借対照表が企業の財務の健全性を示すスナップショットであるのに対して、損益計算書は一定期間を対象としており、その期間のすべての収益と費用、そして（できれば）それらの間のプラスの差、つまり利益が記載されています。
在庫：在庫には、再販目的で購入したがまだ販売されていないすべての商品が含まれます。
仕訳帳：仕訳帳は、簿記係が日々の取引のすべてを記録するのに使います。例えば上記の買掛金と売掛金など、それぞれの勘定科目にはそれぞれの仕訳帳があり、簿記係が複式簿記を行う際に使われます。
負債：負債とは、自身が負っている借金のことです。数日後に支払うべき買掛金から、何十年も払い続けることになる住宅ローンまで、さまざまなものがあります。
給与：自身の会社に従業員がいる場合、従業員への支払い方法は給与です。毎週金曜日に従業員に支払うべきお金だけでなく、政府に差し控えなければならない金額、およびその他の政府に支払うべきすべてのお金を追跡する必要があるため、これは簿記係のメイン業務になります。これは税金とコンプライアンスに大きく関わる問題であり、注意して行う必要があります。
収益：収益とは、商品やサービスを販売することで回収されるお金のことであり、損益計算書の主要な項目の一つです。
試算表：試算表は、決算報告書を作成し、帳簿を締める前に、帳簿の釣り合いが取れているかをテストする方法です。

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小規模ビジネスにおける簿記の重要性

自分で記帳する、地元やオンラインで記帳代行サービスを契約する、あるいは記帳代行業者を雇うなど、どのような方法でも、企業には多くのメリットがあります。

まず、税務調査を防ぐだけでなく、万が一税務当局調査が来てもうまく対処できるベストの方法になる
一度稼働すると、すべての重要な財務情報を一箇所にまとめて読みやすくすることで、時間の節約になる
税金の季節がストレス知らずになる（クッキーをやけ食いしなくなる）
収益に季節やその他のパターンを見つけることができる
突発的な出費の変化がすぐにわかる
収益、費用、収益性など、財務の健全性を示す主要なメトリクスがより目に見えてくる

帳簿データを活用する

帳簿を整え、日々の管理に慣れたら、データの可視化によってスプレッドシートの情報の可能性を最大限に引き出すことができます。

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